Kürzlich fragte mich eine Freundin: „Was machst Du eigentlich als externe Umzugsmanagerin? Verstehe ich das richtig, dass Du so etwas wie ein Wedding Planner für Unternehmen bist?“

„Ja, so kannst Du es sehen“ antwortete ich.

Ein Büroumzug ist ein klassisches Projekt

Bei einem Unternehmen/Organisation steht die Verlagerung des Unternehmenssitzes in ein neues Bürogebäude an. Also müssen Akten, Arbeitsmittel der Mitarbeiter, die Betriebsausstattung und Sondermobiliar umgezogen werden. Aufgrund der Umstellung auf ein neues Arbeitsplatzkonzept wird häufig neu möbliert und nur ein Teil der Bestandsmöbel wird umgezogen.

Häufig verfügten Organisation nicht über eigene personelle Ressourcen und vergeben deshalb die Umzugskoordination an eine extern:e Umzugsmanager:in.

Sie stellt die Schnittstelle zwischen Auftraggeber und beteiligten Dienstleister für Büroplanung, technische Ausstattung (Konferenztechnik, IT ..) und Umzugsdienstleister dar.

Ziel eines solches Projektes ist die reibungslose Verlagerung der Arbeitsplätze im laufenden Betrieb, ohne dass der Geschäftsablauf behindert wird. Hierfür übernimmt die Umzugsmanager:in Planungs- und Steuerungsaufgaben.

Ein solches Projekt teilt sich in mehrere Phasen:

Schritt I – Erhebung und Dokumentation des Umzugsvolumens

Etagen-und -abteilungsweise erfassen und dokumentieren wir das vorhandene Umzugsgut. Eigentlich wäre es schön, man könnte auf vorhandene Inventarlisten zurückgreifen, aber sehr selten ist das der Fall. Deshalb muss manuelle erfasst werden, was kann mitgenommen, veräußert oder entsorgt werden. Die Erfassungsdaten dien als Grundlage für die weitere Einrichtungsplanung oder die Erstellung von Leistungsverzeichnissen wie die Speditionsausschreibung.

Schritt II – Erstellen von Speditionsausschreibungen

Mit den erfassten Daten als Basis werden Preise bei Speditions- und Transportunternehmen angefragt. Hierzu gehört das Verbringen des Mobiliars an den neuen Unternehmenssitz sowie der Verkauf und die Entsorgung von Altmobiliar. Im Zuge der Nachhaltigkeit sollen Mobiliar verkauft werden anstatt es für hohe Kosten zu entsorgen.

Schritt III – Vorbereitung des Umzugs

Die Umzugsmanagerin erstellt einen Ablaufplanes für die Durchführung des Umzugs inkl. Konzept für die rollierende Abnahme der Leistungen. Die Kontrolle und Koordination der Umzugsvorbereitung wird anhand von Checklisten durchgeführt. Ein Umzugsleitfaden fasst alle Fragen der Mitarbeitenden, die den Umzug betreffen, zusammen.

Sie erbringt die laufende Kontrolle und Abstimmung der Vorbereitungsmaßnahmen des beauftragten Umzugsunternehmens.

Eine weitere Aufgabe ist die Vorbereitung und Anbringung von Wegweisern für den Umzug sowie Kontrolle der Raumbeschriftungen. Unterstützung des Auftraggebers bei der Umzugsvorbereitung für die Lagerbestände.

Schritt IV – Umzugbegleitung

Die Umzugsmanager:in ist Ansprechpartner:in für das Umzugspersonal des Spediteurs im Alt- und im Neugebäude. Sie organisiert eine entsprechende Kennzeichnung in den Gebäuden, dass das Abholen und Verbringen des Umzugsgutes einfach durchgeführt werden kann.

Sie unterstützt die Mitarbeitenden des umziehenden Unternehmens bei allen Fragen, die den Umzug betreffen. Hierfür fertigt sie auch Unterlagen zur Einweisung der Mitarbeitenden am neuen Standort und seiner Umgebung an.

Schritt V – Umzugsnachbereitung

Sie unterstützt den Auftraggeber bei der Abnahme und Dokumentation der Abnahme von erbrachten Leistungen des Umzugsunternehmens.

Danach werden Leistungsmängel erfasst und die Nachbesserung überprüft.
Sie steuert die Rückgabe von Fremdeigentum wie Büroimmobilien oder Leasinggütern.

Der Wechsel eines  Standortes ist für eine Organisation und die Menschen, die darin arbeiten, meist eine wesentliche Veränderung. Eine Veränderung die Fragen, Erwartungen, Vorfreude, machmal Konflikte, oft Stress mit sich bringt. Gut, wenn man jemanden hat, der das große Ganze versteht und sich auch um den Kleinkram kümmert. So dass am Ende alle glücklich in der neuen Welt ankommen können.

Ob die Metapher Wedding Planner trägt?

Entscheiden Sie! Vielleicht ist es für Sie auch einfach nur Projektmanagement.

Aber vergessen Sie nicht: „Ein neues Gebäude ist wie ein neues Leben“.

Das sang seinerzeit schon Jürgen Marcus. Zumindest so ähnlich 🙂